普-技術服務-94

Q:為突破政府採購法的限制，國內圖書館採購時有共同供應契約，請說明其運作方式及優缺點。

A:

圖書館的採購動作一直以來被外界關注，從以往傳統的一般訂購、閱選訂購、指令統購等方式，而在民國88年5月27日政府採購法施行後，採共同供應契約的方式以突破受限的一般招標方式採購。



圖書館在進行共同供應契約時與以往程序不同，面對將採購之新書以及數量較多之故，通常都會有其他需求館，因此共同契約的奉核上並不困難。取得廠商的報價單後，則可以開始填寫訂購單，將需要的貨名、數量等細節繕寫清楚，再傳真給中央信託局（採購金額在一百萬元以上，則可與廠商再行協議價惠條件）。在收到中央信託局的回傳訂單時，即可確認此批採購訂單已生效。之後便與廠商履約交貨後，進行驗收、付款、結案等事項。



較起繁瑣的一般招標過程，共同供應契約省下了圖書館另外公告與招標文件的製作時間，也沒有所謂招標時間，免除了累積一段時間才能訂購的缺點，沒有金額、地點的限制，過程中圖書館採主動的態勢。不過由於共同供應契約的模式仍屬於較新的制度，參加投標的業者數量則有待增加，而業者的資料出版類型也不夠多元化。採購作業流程雖然簡化卻還需要一個線上的採購機制，提供其他有需求的圖書館與有意願的廠商一個整合的平台同實作業以擴大規模；最後在折扣方面，由於是打散廠商以書籍類別為項目，因此在價格上略遜於一般招標。



經過上述分析後，我認為圖書館在面對政府採購法、多媒體資料的壓迫下以共同契約的方式，將危機化為轉機固然有其優點，不過在新的採購模式與選書機制下，能否有效發揮的關鍵仍在連結書商與讀者之間的館員，唯有成功的選購才能成功的行銷達到資訊服務的目的。